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Références des lettres, fax, notes de frais, notes...

mardi 2 septembre 2008, par idem


Les références des documents officiels émis par le Parc des Arts sont construites de la manière suivante :

Référence : AAAATTTPDAYYYYMMNN

  • AAAA = Auteur, initiale du prénom + 3 première lettre du nom
  • TTT = Type, parmi :
LET = Lettre
FAX = Fax
FRE = Note de frais
DOC = Document, formulaire…
NOT = Compte-rendu de réunion, note...
  • PDA : fixe
  • YYYY : Année (4 chiffres)
  • MM : mois (2 chiffres)
  • NN : N° séquentiel dans le mois (2 chiffres)

Exemple :
2ème lettre écrite par Katia Venegas au mois de septembre 2008 :
Référence : KVEN/LETPDA20080902

Nota : vous pouvez numéroter séquentiellement tout vos documents sans tenir compte du type (par exemple ---LET---01, ---FAX---02, ---LET---03, etc), ou encore tenir compte du type (par exemple ---LET---01, ---FAX---01, ---LET---02, etc), à votre convenance. Il faut juste que chaque référence soit unique.


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